Sistem Pengendalian Intern (SPI) untuk Sistem Akuntansi Penggajian Pada PT. Dwi Mitra Cempaka

Berdasarkan hasil penelitian mengenai sistem akuntansi penggajian di PT. Dwi Mitra Cempaka, peneliti mencoba untuk memberikan analisis sistem pengendalian internal terhadap sistem informasi akuntansi penggajian di PT. Dwi Mitra Cempaka sebagai berikut :

1.      Struktur Organisasi

a.      Fungsi  Keuangan Harus Terpisah dari Fungsi Akuntansi

Berdasarkan unsur sistem pengendalian intern yang baik , fungsi keuangan dan fungsi akuntansi harus terpisah. Dalam struktur organisasi pada PT. Dwi Mitra Cempaka pemisahan tugas pada bagian Keuangan dan Akuntansi  tidak dipisahkan secara tegas tanggung jawab bagian keuangan dan akuntansinya, ini berkenaan dengan fungsi operasi yang tidak dipisahkan secara tegas dengan fungsi akuntansi. Hal ini dapat dilihat dari pembuatan bukti kas keluar dan pembuatan slip gaji yang seharusnya dilakukan oleh bagian akuntansi secara tersendiri.

Usulan      : Memisahkan fungsi keuangan dan akuntansi

2.      Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

a.     Setiap karyawan yang namanya tercantum dalam daftar gaji harus memiliki Surat Keputusan Pengangkatan Karyawan (SKPK) yang ditandatangani oleh Direktur Utama

Karena pembayaran gaji didasarkan atas dokumen daftar gaji, maka perlu dilakukan pengawasan. Setiap karyawan yang namanya tercantum dalam daftar gaji harus memiliki SKPK yang ditandatangani oleh Direktur Utama untuk menghindari terjadinya pembayaran gaji kepada karyawan yang tidak berhak menerimanya. Pada sistem akuntansi penggajian belum terdapat SKPK sehingga menimbulkan ketidakefektifan sistem yaitu, ketika daftar pembayaran gaji outsourcing dikembalikan kepada bagian Operasional. Pada PT. Dwi Mitra Cempaka belum terdapat dokumen Surat Keputusan Pengangkatan Karyawan (SKPK), maka perlu adanya pencocokan dengan dokumen Daftar Pembayaran Gaji Outsourcing.

Usulan      : Penambahan dokumen SKPK

b. Dokumen yang digunakan pada PT Dwi Mitra Cempaka dalam sistem penggajiannya sudah memiliki unsur-unsur penting dalam pencatatannya.

Data Pegawai sudah memiliki semua unsur yang diperlukan untuk menemukan identitas pegawai. Daftar Absensi Karyawan menunjukkan nama karyawan dan jam masuk-keluarnya karyawan perharinya. Daftar Potongan Ketidakhadiran Karyawan dan Rekapan Potongan Ketidakhadiran Karyawan sudah memisahkan dengan jelas jumlah sakit, izin, alfa dan jumlah potongan yang ada. Daftar Pembayaran Gaji Outsourcing juga sudah menunjukkan dengan pasti setiap karyawan mendapat gaji beserta tunjangan dan potongan yang diterimanya setiap bulannya sebagai arsip jelas untuk bagian keuangan dan akuntansi. Slip Gaji sudah menunjukkan pula jumlah gaji dikurangi dengan potongan-potongan berdasarkan Daftar Pembayaran gaji Outsourcing. Daftar Transfer gaji sudah berisikan nama karyawan, nomor rekening karyawan, jumlah gaji karyawan dan biaya administrasi bank. Laporan gaji sudah berisikan total pengeluaran penggajian yang dilakukan oleh bagian keuangan untuk dilaporkan kepada Direktur.  

Usulan     : Menambahkan kolom Nomor Induk Karyawan pada Daftar Absensi Karyawan dan pada Daftar Pembayaran Gaji Outsourcing

c.      Bukti Kas Keluar untuk Pembayaran Gaji dan Upah Harus Diotorisasi oleh Fungsi Akuntansi

Pada sistem akuntansi penggajian PT. Dwi Mitra Cempaka bukti kas keluar belum diotorisasi oleh fungsi akuntansi karena pada PT. Dwi Mitra Cempaka belum terdapat pemisahan yang jelas antara bagian akuntansi dan bagian keuangan sehingga perlu adanya pemisahan bagian akuntansi dan bagian keuangan. Adanya dokumen BKK agar atasan mengetahui adanya pengeluaran uang atas pembayaran gaji

Usulan     : Bukti Kas Keluar diotorisasi oleh Fungsi Akuntansi bukan pada Fungsi Keuangan

d.      Slip Gaji harus Diotorisasi oleh Fungsi Akuntansi

Pada sistem akuntansi penggajian PT. Dwi Mitra Cempaka slip gaji belum diotorisasi oleh fungsi akuntansi karena pada PT. Dwi Mitra Cempaka belum terdapat pemisahan yang jelas antara bagian akuntansi dan bagian keuangan.

Usulan     : Mengotorisasi Slip Gaji oleh Fungsi Akuntansi

e.      Kerangkapan dokumen

Kerangkapan dokumen diperlukan untuk arsip disetiap bagian sesuai dengan tanggung jawabnya.

Usulan     :

-          Bagian operasional mabuat Daftar potongan Ketidakhadiran Karyawan 1 rangkap

-         Rekapan Potongan Ketidakhadiran Karyawan 2 rangkap, RPKK 1 diarsip tetap oleh bagian operasional sedangkan RPKK 2 diserahkan kepada bagian akuntansi

-      Slip gaji seharusnya dirangkap 3, SG 1 diserahkan kepada karyawan, SG 2 diarsip oleh bagian keuangan dan SG 3 diarsip oleh bagian akuntansi.

-     Mencopy DPGO yang telah dicocokkan dengan SKPK, DPGO diarsip oleh bagian akuntansi dan FC DPGO diberikan kepada bagian keuangan.

-          Membuat BKK 1 lembar yang akan disetujui dan diarsip oleh bagian keuangan.

-          DTG, cek dan surat payroll diberikan kepada bank untuk melakukan pengeluaran kas ke masing-masing rekening karyawan.

3.      Praktik yang Sehat

a.      Melakukan Pengawasan Kegiatan Absensi oleh Bagian Operasional

Untuk menjamin keandalan data absensi karyawan maka harus dilakukan pengawasan terhadap pencatatan data absensi karyawan oleh pengawas disetiap divisi. Dengan diawasinya pencatatan ini dapat menghindari perekaman atau pencatatan data absensi yang tidak benar-benar hadir di perusahaan.Pada PT. Dwi Mitra Cempaka

Pengawasan sudah dilakukan karena sudah ada bagian pengawas untuk setiap divisi

b. Pembuatan Daftar Gaji Harus Diverifikasi Kebenarannya dan Ketelitian Perhitungannya oleh Fungsi Akuntansi Sebelum Dilakukan Pembayaran

Pada sistem akuntansi penggajian PT. Dwi Mitra Cempaka pembuatan daftar gaji atau slip gaji belum diverifikasi kebenarannya dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi. Karena pada PT. Dwi MItra Cempaka belum terdapat bagian akuntansi sehingga perlu adanya penambahan bagian baru, yaitu bagian akuntansi untuk memverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungan daftar gaji atau slip gaji sebelum dilakukannya pembayaran.

Usulan      : Daftar Pembayaran Gaji Outsourcing harus diverifikasi kebenaan dan ketelitian perhiyungannya oleh Fungsi Akuntansi.

4.      Sumber Daya yang Kompeten.

PT. Dwi Mitra Cempaka melakukan training secara berkala baik kepada karyawan baru maupun lama untuk diperbaharui kemampuannya serta mengasuh karyawan menjadi lebih baik lagi.

Penempatan karyawan serta pekerjaannya sudah sesuai dengan kualifikasi yang ditetapkan perusahaan.

DFD dan Tabel Normalisasi Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai

•  Data Flow Diagram (DFD)

Data flow diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus data dari sistem, yang penggunanya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, terstruktur dan jelas. Berdasarkan penjelasan tersebut penulis menggambarkan sistem akuntansi penggajian usulan dari flowchart ke dalam data flow diagram (DFD).

• Diagram Konteks

Penjelasan dari diagram konteks ini adalah sistem penggajian adalah sebagai berikut :

Sistem Penggajian karyawan diawali dengan system menerima Data Karyawan dan Daftar Absensi Karyawan dari Karyawan. Sistem juga menerima Surat Keputusan Pengangkatan Karyawan (SKPK) dari Direktur. Kemudian system menghasilkan Slip Gaji yang akan diberikan kepada Karyawan dan Laporan Penggajian yang akan diberikan kepada Direktur.

• Diagram Nol

Dalam sistem penggajian terdapat 5 proses yaitu, Mengotorisasi Daftar Absensi Karyawan, Membuat Daftar Gaji Karyawan, Mendistribusikan Gaji, Menyetujui dan Mentransfer Gaji, dan Membuat Laporan Penggajian. Pada proses membuat Daftar Potongan Ketidakhadiran Karyawan terdapat proses lanjutan yaitu, Membuat Rekapan Potongan Ketidakhadiran Karyawan dan Membuat Daftar Pembayaran Gaji Outsourcing. Dan pada proses Menyetujui dan Mentransfer Gaji terdapat proses lanjutan, yaitu membuat BKK dan membuat Slip Gaji.

Pada proses mengotorisasi Daftar Absensi Karyawan (DAK) , sistem menerima Daftar Absensi Karyawan (DAK) dari karyawan. Kemudian sistem membutuhkan Data Absensi untuk menginput jam hadir. Lalu sistem memberikan DAK yang diotorisasi ke proses selanjutnya.

Dalam proses Membuat Daftar Potongan Ketidakhadiran Karyawan (DPKK), sistem membutuhkan data absen, data potongan pinjaman, dan data potongan BPJS, sistem menghasilkan RPKK dan DPGO yang akan diserahkan ke proses selanjutnya.

Dalam proses Mendistribusikan Gaji    sistem menyerahkan BKK, SG dan FC DPGO ke proses menyetujui dan mentransfer gaji dan menerima SKPK dari direktur.

Pada proses menyetujui & mentransfer gaji, sistem menerima BKK, SG, dan FC DPGO dari proses sebelumnya. Kemudian sistem memberikan SG yang telah disetujui kepada karyawan dan memberikan ke proses selanjutnya.

Pada proses membuat laporan penggajian, sistem menerima SG yang telah disetujui dari proses sebelumnya. Kemudian sistem menghasilkan Laporan Penggajian yang selanjutnya diberikan kepada Direktur.

• Diagram 1 Proses 2

Dalam proses Membuat Daftar Potongan Ketidakhadiran Karyawan (DPKK) terdapat proses lanjutan yaitu proses Membuat Rekapan Potongan Ketidakhadiran Karyawan (RPKK) yang memperoleh DAK yang diotorisasi dari proses sebelumnya. Kemudian sistem membutuhkan data potongan absensi karyawan untuk menginput data potongan absensi karyawan, lalu sistem menghasilkan Rekapan Potongan Ketidakhadiran Karyawan yang akan diserahkan ke kegiatan selanjutnya yaitu Membuat Daftar Pembayaran Gaji Outsourcing. Kemudian sistem membutuhkan  data potongan pinjaman, data potongan absensi, data potongan BPJS. Kemudian system akan menghasilkan Rekapan Potongan Ketidakhadiran Karyawan (RPKK) dan Daftar Pembayaran Gaji Outsourcing yang akan diberikan ke proses selanjutnya.

• Diagram 1 Proses 3

Pada proses Mendistribusikan Gaji, terdapat proses lanjutan yaitu membuat BKK yang menerima RPKK dan DPGO dari proses sebelumnya dan Surat Keputusan Pengangkatan Karyawan (SKPK) dari Direktur. Kemudian sistem menghasilkan BKK yang akan diberikan ke kegiatan selanjutnya yaitu membuat slip gaji. Lalu sistem menghasilkan BKK, SG, dan FC DPGO untuk dilanjutkan ke proses selanjutnya.

• ERD (Entity Relation Diagram)

ERD (Entity Relation Diagram) merupakan tekhnik grafis yang menggambarkan skema database.

Sistem penggajian pada PT. Dwi Mitra Cempaka diawali oleh membuat data karyawan yang dilakukan oleh bagian operasional. Lalu bagian operasional membuat daftar absensi karyawan. Setelah itu perhitungan dan pendistribusian penggajian secara periodik dilakukan oleh bagian keuangan dan pencatatannya dilakukan oleh akuntansi.

Perancangan database dengan diagram hubungan entitas (ERD) terdapat 4 entitas yaitu, entitas absensi, entitas pegawai, entitas jabatan, dan entitas gaji. Entitas Pegawai dihubungkan oleh relasi melakukan dengan entitas absensi. Entitas Pegawai dihubungkan dengan relasi memiliki dengan entitas jabatan. Entitas Pegawai dihubungkan dengan relasi menerima dengan entitas gaji.

Untuk setiap pegawai pasti melakukan satu absensi maka kardinalitas hubungan relasinya adalah one to many. Untuk setiap pegawai pasti memiliki satu jabatan maka kardinalitas hubungan relasinya adalah one to many. Untuk setiap pegawai menerima satu kali gaji maka kardinalitas hubungan relasinya adalah one to many. 

Data Flow Diagram dan Tabel Normalisasi

Makalah Sistem Informasi Akuntansi

MAKALAH

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

“PENGERTIAN SIA”

DISUSUN OLEH

DEYA DWI ARIBA (32114900)

KELAS 3DB05

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI

JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA

DOSEN : RULLY MOVIZAR, SE, MMSI

Universitas Gunadarma

DAFTAR ISI

                                                                                                                            

BAB I 
PENDAHULUAN  

                 1.1.   Latar Belakang Masalah ..............................................

                 1.2.   Tujuan Penyusunan Sistem Akuntansi..........................

BAB II
LANDASAN TEORI

                 2.1.   Kerangka Teori .............................................................

                          2.1.1. Pengertian Sistem................................................

2.1.2. Pengertian Informasi...........................................

2.1.3. Pengertian Akuntansi..........................................

2.1.4. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi..............

2.1.5  Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi...........

BAB III
KESIMPULAN....................................................................................

DAFTAR PUSTAKA ...........................................................................

BAB I

PENDAHULUAN

1.1         Latar Belakang Masalah

Sistem akuntansi adalah informasi yang berhubungan dengan data finansial terutama informasi keuangan. Untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi pihank luar maupun dalam perusahaan, disusun suatu sistem akuntansi yang dapat diproses dengan cara manual (tanpa mesin pembantu) atau diproses dengan menggunakan mesin pembukuan sederhana sampai dengan computer. Ada berbagai macam definisi tentang sistem akuntasi , salah satunya :

            Menurut Mulyadi (2010:3) Sistem akuntansi adalah organisasi formulir , catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.

2.1 Tujuan Penyusunan Sistem Akuntansi

Pada umum nya sistem akuntansi disusun untuk dapat memenuhi tiga macam tujuan yaitu

1.      Untuk meningkatkan kualitas informasi yang dihasilkan sistem.

2.      Untuk menyelenggarakan catatan-catatan.

3.      Sebagai dasar pengambilan keputusan manajemen untuk mengelola perusahaan.

Sistem Akuntansi terdiri dari beberapa jenis sistem, diantaranya yaitu :

1.      Sistem Akuntansi Penerimaan Kas

2.      Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas

3.      Sistem Akuntansi Pembelian Kredit

4.      Sistem Akuntansi Penggajian

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Kerangka Teori

Sistem informasi akuntansi terdiri dari tiga kata yang memiliki arti berbeda-beda, adapun definisi dari sistem, informasi, dan akuntansi menurut para ahli akan dijabarkan dalam sub bab ini.

2.1.1 Pengertian Sistem

Menurut Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart (2006), sistem merupakan rangkaian dari dua atau  lebih  komponen-komponen  yang  saling  berhubungan,  yang  berinteraksi  untuk mencapai suatu tujuan.

Menurut Mulyadi (2016), Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.

Berdasarkan pendapat yang telah disampaikan oleh para ahli, penulis dapat menyimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan unsur-unsur atau komponen-komponen yang saling berkaitan satu sama lainuntuk mencapai suatu tujuan.

2.1.2 Pengertian Informasi

Menurut Mardi (2011), informasi adalah  hasil  pengolahan  data,  meliputi  hasil  gabungan, analisis, penyimpulan dan pengolahan sistem informasi terkomputerisasi. Selain itu informasi adalah data yang telah diatur dan diproses untuk memberikan arti.

Menurut George H. Bodnar yang diterjemahkan oleh Julianto Agung Saputra dan kawan (2006: 4) informasi berguna mendukung suatu sistem untuk mencapai tujuan sistem tersebut. Informasi merupakan sumber daya organisasi yang sangat penting.

Berdasarkan definisi para ahli mengenai informasi, dapat diambil kesimpulan bahwa informasi adalah serangkaian data yang telah diolah sesuai kebutuhan sehingga memiliki kegunaan dan manfaat bagi penerimanya.

2.1.3 Pengertian Akuntansi

Menurut Suwardjono (2002:3) akuntansi adalah seni pencatatan, penggolongan, dan peringkasan transaksi dan kejadian yang bersifat keuangan dengan cara yang berdaya guna dan dalam bentuk satuan uang, dan peinterpretasian hasil proses tersebut.

Menurut Sadeli (2010:2) menyatakan akuntansi sebagai suatu metodologi dan himpunan pengetahuan yang berkenaan dengan sistem informasi dari satuan-satuan ekonomi apa pun bentuknya yang terbagi atas dua bagian. Pertama, akuntansi ialah pengetahuan yang menyangkut proses pelaksanaan pembukuan dalam arti yang luas. Kedua, auditing ialah pengetahuan yang menyangkut pemeriksaan dan penilaian (evaluasi) atas hasil proses pelaksanaan pembukuan tersebut.

Berdasarkan definisi dari para ahli yang telah dijabarkan di atas, dapat disimpulkan bahwa akuntansi adalah sebuah proses mengindentifikasi, mencatat, dan melaporkan informasi kejadian-kejadian ekonomi untuk memungkinkan dilakukan penilaian dan keputusan yang tepat, jelas dan tegas bagi pemakai informasi tersebut.

2.1.4 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart (2006)  menyatakan  bahwa  sistem  informasi  akuntansi  adalah  sistem  yang mengumpulkan, mencatat  dan memproses  data untuk  menghasilkan  informasi  untuk pengambilan keputusan.

Menurut Bodnar dan Hopwood (2006), sistem informasi akuntansi merupakan kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya ke dalam informasi.

Menurut Krismiaji (2010), sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis.

Menurut Steven A. Moscove yang dikutip oleh Zaki Baridwan (1998:4), sistem informasi akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengupulkan, menggolongkan, mengolah, menganalisa, dan mengkomunikasikan informasi keuangan yang relevan untuk pengambilan keputusan kepada pihak-pihak luar (seperti inspeksi, pajak,investor dan kreditur) dan pihak-pihak dalam terutama manajemen.

Berdasarkan definisi dari para ahli, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi adalah sistem yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, memproses data dan transaksi, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya ke dalam informasi untuk pengambilan suatu keputusan.

2.1.5 Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi

Terdapat beberapa karakteristik sistem informasi akuntansi membedakannya dengan yang lain :

1.                  Performs Necessart Task (melaksanakan kegiatan penting), perusahaan tidak memutuskan untuk melaksanakan pemerosesan data, tetapi diminta oleh hokum/kewenangan untuk memelihara data aktivitas. Lingkungan sekitar perusahaan seperti pemerintah, investor, pemilik perusahaan dan pengamat ekonomi menginginkan data yang dihasilkan oleh perusahaan. Walaupun lingkungan tidak menginginkan data tersebut, maka perusahaan melakukannya dengan tujuan pengawasan.

2.                  Adheres to relatively standardized procedures (mendekati prosedur perusahaan), regulasi dan praktis mengungkapkan bagaimana pemerosesan data harus dilaksanakan. Secara umum berbagai organisasi memperoses datanya dengan cara yang sama.

3.                  Handels Detailed data (menangani data rinci), ketika catatan pemerosesan data mendeskripsikan aktivitas perusahaan secara detil, perlu disediakan catatan audit. Catatan audit adalah kronologis aktivitas yang dapat ditelusuri dari aawal hingga akhir proses ataupun sebaliknya.

4.                  Has primarily historical focus (Fokus pada histori utama), data yang dikumpulkan oleh SIA secara umum mendeskripsikan kejadian dimasa lampau.

5.                  Provide minimal problem solving information (Menyediakan informasi minimal bagi pemecahan masalah), SIA menghasilkan beberapa output bagi manajer seperti laporan pendapatan dan pengeluaran.

BAB III

KESIMPULAN

Sisitem Informasi Akuntansi adalah sistem yang mengumpulkan mengklasifikasikan dan memporses data transaksi yang dirancang untuk mengubah data keuangan kemudian data lainnya kedalam informasi untuk pengambilan suatu keputusan.

DAFTAR PUSTAKA

Modul Praktikan Konsep Sistem Informasi Akuntansi (SIA) ATA 2015/2016

TP Data, SIA Karakteristik-2011-Ayuliana_SP.staff.gunadarma.ac.id

Mulyadi. 2016.  Sistem Akuntansi. Edisi Keempat. Salemba Empat: Jakarta.

Krismiaji. 2010. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Keempat. UPP-STIM YKPN:Yogyakarta.

Suwardjono. 2002. Akuntansi Pengantar. BPFE: Yogyakarta.

Lili M Sadeli. 2010. Dasar-Dasar Akuntansi. Bumi Aksara: Jakarta.

Mardi. 2011. Sistem Informasi Akuntansi. Ghalia Indonesia: Bogor.

Baridwan, Zaki.2002. Sistem Akuntansi. Edisi Kelima. BPFE: Yogyakarta.

Bodnar, George H dan William S. Hopwood.2006. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Kesembilan. Salemba Empat: Jakarta.

Romney, Marshall B. Dan Paul John Steinbart. 2006.  Accounting Information System (Sistem Informasi Akuntansi). Edisi Kesembilan. Salemba Empat: Jakarta.

Hidayatullah, Priyanto dan Jauhari Khairul Kawistara.2015. Pemrograman WEB. Bandung: Informatika Bandung