Berdasarkan hasil
penelitian mengenai sistem akuntansi penggajian di PT. Dwi
Mitra Cempaka, peneliti mencoba untuk memberikan
analisis sistem pengendalian internal terhadap sistem informasi akuntansi penggajian di PT. Dwi
Mitra Cempaka sebagai berikut :
1.
Struktur
Organisasi
a.
Fungsi Keuangan Harus Terpisah dari Fungsi Akuntansi
Berdasarkan unsur sistem pengendalian intern yang baik , fungsi keuangan
dan fungsi akuntansi harus terpisah. Dalam struktur organisasi pada PT. Dwi
Mitra Cempaka pemisahan tugas pada bagian Keuangan dan Akuntansi tidak
dipisahkan secara tegas tanggung jawab bagian keuangan dan akuntansinya, ini
berkenaan dengan fungsi operasi yang tidak dipisahkan secara tegas dengan
fungsi akuntansi. Hal ini dapat dilihat dari pembuatan
bukti kas keluar dan pembuatan slip gaji yang seharusnya dilakukan oleh bagian
akuntansi secara tersendiri.
Usulan : Memisahkan fungsi keuangan dan akuntansi
2.
Sistem
Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
a. Setiap karyawan yang namanya tercantum dalam daftar
gaji harus memiliki Surat Keputusan Pengangkatan Karyawan (SKPK) yang
ditandatangani oleh Direktur Utama
Karena pembayaran
gaji didasarkan atas dokumen daftar gaji, maka perlu dilakukan pengawasan.
Setiap karyawan yang namanya tercantum dalam daftar gaji harus memiliki SKPK
yang ditandatangani oleh Direktur Utama untuk menghindari terjadinya pembayaran
gaji kepada karyawan yang tidak berhak menerimanya. Pada sistem akuntansi
penggajian belum terdapat SKPK sehingga menimbulkan ketidakefektifan sistem
yaitu, ketika daftar pembayaran gaji outsourcing dikembalikan kepada bagian
Operasional. Pada PT. Dwi Mitra Cempaka belum terdapat dokumen Surat Keputusan Pengangkatan Karyawan
(SKPK), maka perlu adanya pencocokan dengan dokumen Daftar Pembayaran Gaji
Outsourcing.
Usulan :
Penambahan dokumen SKPK
b. Dokumen yang
digunakan pada PT Dwi Mitra Cempaka dalam sistem penggajiannya sudah memiliki
unsur-unsur penting dalam pencatatannya.
Data
Pegawai sudah memiliki semua unsur yang diperlukan untuk menemukan identitas
pegawai. Daftar Absensi Karyawan menunjukkan nama karyawan dan jam masuk-keluarnya
karyawan perharinya. Daftar Potongan Ketidakhadiran Karyawan dan Rekapan
Potongan Ketidakhadiran Karyawan sudah memisahkan dengan jelas jumlah sakit,
izin, alfa dan jumlah potongan yang ada. Daftar Pembayaran Gaji Outsourcing
juga sudah menunjukkan dengan pasti setiap karyawan mendapat gaji beserta
tunjangan dan potongan yang diterimanya setiap bulannya sebagai arsip jelas
untuk bagian keuangan dan akuntansi. Slip Gaji sudah menunjukkan pula jumlah
gaji dikurangi dengan potongan-potongan berdasarkan Daftar Pembayaran gaji
Outsourcing. Daftar Transfer gaji sudah berisikan nama karyawan, nomor rekening
karyawan, jumlah gaji karyawan dan biaya administrasi bank. Laporan gaji sudah
berisikan total pengeluaran penggajian yang dilakukan oleh bagian keuangan
untuk dilaporkan kepada Direktur.
Usulan :
Menambahkan kolom Nomor Induk Karyawan pada Daftar Absensi Karyawan dan pada
Daftar Pembayaran Gaji Outsourcing
c.
Bukti
Kas Keluar untuk Pembayaran Gaji dan Upah Harus Diotorisasi oleh Fungsi
Akuntansi
Pada sistem akuntansi penggajian
PT. Dwi
Mitra Cempaka bukti kas keluar belum
diotorisasi oleh fungsi akuntansi karena pada PT. Dwi
Mitra Cempaka belum
terdapat pemisahan yang jelas antara
bagian akuntansi dan bagian
keuangan sehingga perlu adanya pemisahan bagian akuntansi dan bagian keuangan. Adanya dokumen BKK agar atasan mengetahui adanya
pengeluaran uang atas pembayaran gaji
Usulan :
Bukti Kas Keluar diotorisasi oleh Fungsi Akuntansi bukan pada Fungsi Keuangan
d.
Slip Gaji harus Diotorisasi oleh Fungsi Akuntansi
Pada sistem akuntansi
penggajian PT. Dwi Mitra Cempaka slip gaji belum diotorisasi oleh
fungsi akuntansi karena pada PT. Dwi Mitra Cempaka belum terdapat pemisahan yang jelas antara
bagian akuntansi dan bagian
keuangan.
Usulan :
Mengotorisasi Slip Gaji oleh Fungsi Akuntansi
e. Kerangkapan
dokumen
Kerangkapan
dokumen diperlukan untuk arsip disetiap bagian sesuai dengan tanggung jawabnya.
Usulan :
-
Bagian operasional mabuat Daftar potongan
Ketidakhadiran Karyawan 1 rangkap
- Rekapan
Potongan Ketidakhadiran Karyawan 2 rangkap, RPKK 1 diarsip tetap oleh bagian
operasional sedangkan RPKK 2 diserahkan kepada bagian akuntansi
- Slip gaji seharusnya dirangkap 3, SG 1 diserahkan
kepada karyawan, SG 2 diarsip oleh bagian keuangan dan SG 3 diarsip oleh bagian
akuntansi.
- Mencopy DPGO yang telah dicocokkan dengan SKPK, DPGO
diarsip oleh bagian akuntansi dan FC DPGO diberikan kepada bagian keuangan.
-
Membuat BKK 1 lembar yang akan disetujui dan diarsip
oleh bagian keuangan.
-
DTG, cek dan surat payroll diberikan kepada bank untuk
melakukan pengeluaran kas ke masing-masing rekening karyawan.
3.
Praktik
yang Sehat
a.
Melakukan Pengawasan Kegiatan Absensi oleh Bagian
Operasional
Untuk
menjamin keandalan data absensi karyawan maka harus dilakukan pengawasan
terhadap pencatatan data absensi karyawan oleh pengawas disetiap divisi. Dengan
diawasinya pencatatan ini dapat menghindari perekaman atau pencatatan data
absensi yang tidak benar-benar hadir di perusahaan.Pada PT. Dwi Mitra Cempaka
Pengawasan sudah dilakukan karena sudah ada
bagian pengawas untuk setiap divisi
b. Pembuatan
Daftar Gaji Harus Diverifikasi Kebenarannya dan Ketelitian Perhitungannya oleh
Fungsi Akuntansi Sebelum Dilakukan Pembayaran
Pada sistem akuntansi
penggajian PT. Dwi Mitra Cempaka
pembuatan daftar gaji atau slip gaji belum diverifikasi kebenarannya dan
ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi. Karena pada PT. Dwi MItra Cempaka belum
terdapat bagian akuntansi sehingga perlu adanya penambahan bagian baru, yaitu
bagian akuntansi untuk memverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungan
daftar gaji atau slip gaji sebelum dilakukannya pembayaran.
Usulan :
Daftar Pembayaran Gaji Outsourcing harus diverifikasi kebenaan dan ketelitian
perhiyungannya oleh Fungsi Akuntansi.
4. Sumber Daya yang Kompeten.
PT. Dwi Mitra
Cempaka melakukan training secara berkala baik kepada karyawan baru maupun lama
untuk diperbaharui kemampuannya serta mengasuh karyawan menjadi lebih baik
lagi.
Penempatan karyawan serta pekerjaannya sudah
sesuai dengan kualifikasi yang ditetapkan perusahaan.
