Sistem Pengendalian Intern (SPI) untuk Sistem Akuntansi Penggajian Pada PT. Dwi Mitra Cempaka

Berdasarkan hasil penelitian mengenai sistem akuntansi penggajian di PT. Dwi Mitra Cempaka, peneliti mencoba untuk memberikan analisis sistem pengendalian internal terhadap sistem informasi akuntansi penggajian di PT. Dwi Mitra Cempaka sebagai berikut :

1.      Struktur Organisasi

a.      Fungsi  Keuangan Harus Terpisah dari Fungsi Akuntansi

Berdasarkan unsur sistem pengendalian intern yang baik , fungsi keuangan dan fungsi akuntansi harus terpisah. Dalam struktur organisasi pada PT. Dwi Mitra Cempaka pemisahan tugas pada bagian Keuangan dan Akuntansi  tidak dipisahkan secara tegas tanggung jawab bagian keuangan dan akuntansinya, ini berkenaan dengan fungsi operasi yang tidak dipisahkan secara tegas dengan fungsi akuntansi. Hal ini dapat dilihat dari pembuatan bukti kas keluar dan pembuatan slip gaji yang seharusnya dilakukan oleh bagian akuntansi secara tersendiri.

Usulan      : Memisahkan fungsi keuangan dan akuntansi

2.      Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

a.     Setiap karyawan yang namanya tercantum dalam daftar gaji harus memiliki Surat Keputusan Pengangkatan Karyawan (SKPK) yang ditandatangani oleh Direktur Utama

Karena pembayaran gaji didasarkan atas dokumen daftar gaji, maka perlu dilakukan pengawasan. Setiap karyawan yang namanya tercantum dalam daftar gaji harus memiliki SKPK yang ditandatangani oleh Direktur Utama untuk menghindari terjadinya pembayaran gaji kepada karyawan yang tidak berhak menerimanya. Pada sistem akuntansi penggajian belum terdapat SKPK sehingga menimbulkan ketidakefektifan sistem yaitu, ketika daftar pembayaran gaji outsourcing dikembalikan kepada bagian Operasional. Pada PT. Dwi Mitra Cempaka belum terdapat dokumen Surat Keputusan Pengangkatan Karyawan (SKPK), maka perlu adanya pencocokan dengan dokumen Daftar Pembayaran Gaji Outsourcing.

Usulan      : Penambahan dokumen SKPK

b. Dokumen yang digunakan pada PT Dwi Mitra Cempaka dalam sistem penggajiannya sudah memiliki unsur-unsur penting dalam pencatatannya.

Data Pegawai sudah memiliki semua unsur yang diperlukan untuk menemukan identitas pegawai. Daftar Absensi Karyawan menunjukkan nama karyawan dan jam masuk-keluarnya karyawan perharinya. Daftar Potongan Ketidakhadiran Karyawan dan Rekapan Potongan Ketidakhadiran Karyawan sudah memisahkan dengan jelas jumlah sakit, izin, alfa dan jumlah potongan yang ada. Daftar Pembayaran Gaji Outsourcing juga sudah menunjukkan dengan pasti setiap karyawan mendapat gaji beserta tunjangan dan potongan yang diterimanya setiap bulannya sebagai arsip jelas untuk bagian keuangan dan akuntansi. Slip Gaji sudah menunjukkan pula jumlah gaji dikurangi dengan potongan-potongan berdasarkan Daftar Pembayaran gaji Outsourcing. Daftar Transfer gaji sudah berisikan nama karyawan, nomor rekening karyawan, jumlah gaji karyawan dan biaya administrasi bank. Laporan gaji sudah berisikan total pengeluaran penggajian yang dilakukan oleh bagian keuangan untuk dilaporkan kepada Direktur.  

Usulan     : Menambahkan kolom Nomor Induk Karyawan pada Daftar Absensi Karyawan dan pada Daftar Pembayaran Gaji Outsourcing

c.      Bukti Kas Keluar untuk Pembayaran Gaji dan Upah Harus Diotorisasi oleh Fungsi Akuntansi

Pada sistem akuntansi penggajian PT. Dwi Mitra Cempaka bukti kas keluar belum diotorisasi oleh fungsi akuntansi karena pada PT. Dwi Mitra Cempaka belum terdapat pemisahan yang jelas antara bagian akuntansi dan bagian keuangan sehingga perlu adanya pemisahan bagian akuntansi dan bagian keuangan. Adanya dokumen BKK agar atasan mengetahui adanya pengeluaran uang atas pembayaran gaji

Usulan     : Bukti Kas Keluar diotorisasi oleh Fungsi Akuntansi bukan pada Fungsi Keuangan

d.      Slip Gaji harus Diotorisasi oleh Fungsi Akuntansi

Pada sistem akuntansi penggajian PT. Dwi Mitra Cempaka slip gaji belum diotorisasi oleh fungsi akuntansi karena pada PT. Dwi Mitra Cempaka belum terdapat pemisahan yang jelas antara bagian akuntansi dan bagian keuangan.

Usulan     : Mengotorisasi Slip Gaji oleh Fungsi Akuntansi

e.      Kerangkapan dokumen

Kerangkapan dokumen diperlukan untuk arsip disetiap bagian sesuai dengan tanggung jawabnya.

Usulan     :

-          Bagian operasional mabuat Daftar potongan Ketidakhadiran Karyawan 1 rangkap

-         Rekapan Potongan Ketidakhadiran Karyawan 2 rangkap, RPKK 1 diarsip tetap oleh bagian operasional sedangkan RPKK 2 diserahkan kepada bagian akuntansi

-      Slip gaji seharusnya dirangkap 3, SG 1 diserahkan kepada karyawan, SG 2 diarsip oleh bagian keuangan dan SG 3 diarsip oleh bagian akuntansi.

-     Mencopy DPGO yang telah dicocokkan dengan SKPK, DPGO diarsip oleh bagian akuntansi dan FC DPGO diberikan kepada bagian keuangan.

-          Membuat BKK 1 lembar yang akan disetujui dan diarsip oleh bagian keuangan.

-          DTG, cek dan surat payroll diberikan kepada bank untuk melakukan pengeluaran kas ke masing-masing rekening karyawan.

3.      Praktik yang Sehat

a.      Melakukan Pengawasan Kegiatan Absensi oleh Bagian Operasional

Untuk menjamin keandalan data absensi karyawan maka harus dilakukan pengawasan terhadap pencatatan data absensi karyawan oleh pengawas disetiap divisi. Dengan diawasinya pencatatan ini dapat menghindari perekaman atau pencatatan data absensi yang tidak benar-benar hadir di perusahaan.Pada PT. Dwi Mitra Cempaka

Pengawasan sudah dilakukan karena sudah ada bagian pengawas untuk setiap divisi

b. Pembuatan Daftar Gaji Harus Diverifikasi Kebenarannya dan Ketelitian Perhitungannya oleh Fungsi Akuntansi Sebelum Dilakukan Pembayaran

Pada sistem akuntansi penggajian PT. Dwi Mitra Cempaka pembuatan daftar gaji atau slip gaji belum diverifikasi kebenarannya dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi. Karena pada PT. Dwi MItra Cempaka belum terdapat bagian akuntansi sehingga perlu adanya penambahan bagian baru, yaitu bagian akuntansi untuk memverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungan daftar gaji atau slip gaji sebelum dilakukannya pembayaran.

Usulan      : Daftar Pembayaran Gaji Outsourcing harus diverifikasi kebenaan dan ketelitian perhiyungannya oleh Fungsi Akuntansi.

4.      Sumber Daya yang Kompeten.

PT. Dwi Mitra Cempaka melakukan training secara berkala baik kepada karyawan baru maupun lama untuk diperbaharui kemampuannya serta mengasuh karyawan menjadi lebih baik lagi.

Penempatan karyawan serta pekerjaannya sudah sesuai dengan kualifikasi yang ditetapkan perusahaan.